Guía del administrador de la empresa
¡Bienvenido a Calendly!
Hemos preparado unos pasos sencillos para que usted, el Administrador de la empresa, configure Calendly para su equipo.
Paso 1 – Añada el logotipo de su empresa
Cada usuario en su organización de Calendly tiene una página de reservas. Aquí es donde los invitados reservan tiempo con ellos. Para dar a todas las páginas un aspecto coherente y reforzar su marca, puede subir un logotipo de la empresa. Este logotipo aparece en la esquina superior izquierda de cada página de reservas.
Cómo subir su logotipo
Para añadir un logotipo de la empresa, vaya a la Centro de administración > Personalizar con su marca página.
Una vez subido, puede aplicar el logotipo a todos los usuarios.
Aquí tiene un ejemplo de cómo se ve el logotipo en una página de reservas:
Paso 2 – Conectar integraciones a nivel de empresa
En la página de Integraciones verá muchas integraciones. Ordénelas por categoría y caso de uso para encontrar la integración que busca. También verá una etiqueta Administrador en las integraciones que puede instalar en nombre de todos los usuarios de su organización.
Calendly funciona con muchas herramientas, como Salesforce y Google Analytics. Las integraciones que se enumeran aquí están creadas por nosotros, pero algunas empresas han desarrollado sus propias integraciones personalizadas. Si no ve lo que necesita, pruebe a hacer una búsqueda rápida en Google para comprobar si la herramienta que desea tiene una integración personalizada con Calendly.
Si no encuentra una, puede usar Zapier, una herramienta sin código que conecta Calendly con miles de aplicaciones. Consulte la guía Calendly + Zapier para obtener más información.
Ahora, destaquemos algunas integraciones populares.
Videoconferencia
Calendly es compatible con:
No verá una etiqueta Administrador en estos bloques; eso significa que cada usuario deberá conectar sus propias herramientas de videoconferencia preferidas desde su propia cuenta en la página de Integraciones. No dude en enviarle a su equipo este artículo sobre cómo programar con videoconferencia.
Herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM)
Si desea conectar el CRM de su organización (disponible para usuarios en nuestros planes Teams y Enterprise), recomendamos trabajar con un Administrador de TI o un administrador de Salesforce.
Nota: Con el paquete de Salesforce instalado, la integración de Salesforce de Calendly envía automáticamente los datos de las reuniones a Salesforce para crear y actualizar sus registros de Salesforce a medida que sus invitados reservan, cancelan y reprograman.
El comportamiento de programación listo para usar es completamente personalizable, por lo que su administrador de Salesforce puede modificar el comportamiento predeterminado para asegurarse de que Calendly se alinee con la configuración de Salesforce que prefiera.
Para saber más, consulte algunos recursos adicionales sobre Salesforce:
- Calendly + Salesforce
- Cómo integrar Calendly con Salesforce
- Comportamiento predeterminado del paquete de Salesforce
- Personalizar el flujo de Salesforce de Calendly
Inicio de sesión único SAML y aprovisionamiento SCIM
*Disponible para los planes Enterprise y disponible como extensión para los planes Teams*
Verá algunos proveedores de identidad bajo Seguridad y cumplimiento en la página de Integraciones. También verá una opción general de inicio de sesión único si necesita conectarse con un proveedor de identidad que no figure en la lista. Recomendamos trabajar con un Administrador de TI para la configuración.
Conecte su proveedor de identidad en nombre de sus miembros, para que todos puedan iniciar sesión con sus credenciales de la empresa. Una vez que haya activado el SSO, puede elegir configurar el aprovisionamiento SCIM, para facilitar la incorporación y baja de miembros.
Otras integraciones comunes
CRM
Software de reclutamiento
Informes
- Google Analytics
- Meta Pixel (anteriormente Facebook Pixel)
- parámetros del Módulo de seguimiento de Urchin (UTM)
- Webhooks
Paso 3 – Cree grupos para su equipo
Antes de empezar a añadir usuarios a su organización de Calendly, puede crear grupos.
Los grupos son una forma sencilla para que un Administrador gestione usuarios y haga un seguimiento de la actividad del grupo. Por ejemplo, puede organizar usuarios por departamento, equipo o ubicación.
Crear grupos
Para crear un grupo, vaya a su Centro de administración y seleccione Grupos. A continuación seleccione Nuevo grupo. Para pasos detallados sobre cómo configurar su grupo, consulte Cómo crear o eliminar un grupo.
Paso 4 – Cree tipos de evento gestionados para su equipo
Antes de empezar a añadir usuarios a su organización de Calendly, puede crear eventos gestionados.
Los eventos gestionados son tipos de evento estandarizados que puede asignar entre los miembros de su organización. Si sus usuarios tienden a organizar eventos similares, como llamadas de demostración o sesiones de asesoramiento, los eventos gestionados pueden ayudar a mantener estos eventos uniformes para todos los usuarios.
Crear eventos gestionados
Para crear un evento gestionado, diríjase a su Centro de administración y seleccione Eventos gestionados. A continuación seleccione Nuevo evento gestionado. Para pasos detallados sobre cómo configurar su evento gestionado, consulte Cómo crear y asignar eventos gestionados.
Calendly admite dos tipos de eventos gestionados:
- En privado: un evento entre un miembro del equipo y un invitado
- Grupo: un evento entre un miembro del equipo y muchos invitados
Antes de invitar a usuarios, asegúrese de estar satisfecho con la configuración de sus eventos gestionados. Nota: Aunque sugerimos crear primero un evento gestionado y luego invitar a los usuarios, todavía puede aplicar eventos gestionados a cualquier usuario existente en su Cuenta.
Paso 5 – Invite a los compañeros de equipo
Con su Cuenta configurada, ¡está listo para añadir usuarios!
Tenga en cuenta que si desea usar el aprovisionamiento SCIM para añadir usuarios, primero deberá configurar SAML, SSO y SCIM con su Administrador de TI. Para más detalles, consulte Una visión general del inicio de sesión único SAML para su organización.
Añadir usuarios
Puede añadir nuevos usuarios en cualquier momento desde la sección Usuarios de su Centro de administración haciendo clic en Invitar usuarios.
Para instrucciones paso a paso sobre cómo añadir usuarios o asientos, consulte Añadir o eliminar usuarios y asientos.
Comunicar cambios a los usuarios
Los usuarios invitados recibirán una invitación por email de notifications@calendly.com. Una vez que acepten con éxito la invitación por email, se añadirán a su organización de Calendly.
Para preparar a sus usuarios, puede enviar un correo electrónico con antelación. Aquí tiene una plantilla de correo de ejemplo:
Asunto: ¡Prepárese para unirse a Calendly!
Cuerpo:
¡Estamos encantados de que se una a Calendly!
En breve, recibirá una invitación de notifications@calendly.com. Puede seguir las instrucciones en la invitación por email para configurar su cuenta. Una vez que acepte esta invitación, formará parte de nuestra organización de Calendly.
Para completar la configuración de su Cuenta y prepararse para la programación, consulte estos pasos importantes y recursos adicionales:
- Cómo conectar su calendario
- Cómo programar con videoconferencia
- Cómo elegir la ubicación de la reunión
- Establezca sus horas de disponibilidad
- Cómo compartir su enlace de programación
Gestionar usuarios
Usuarios pendientes
En la página de Usuarios, en Pendientes, verá a cualquier usuario que no haya aceptado su invitación a su organización. Puede reenviar una invitación seleccionando los 
tres puntos, pero recomendamos esperar al menos un día antes de hacerlo.
Usuarios activos
En Activos, verá todos los usuarios que ya han aceptado la invitación para unirse a su organización. Por defecto, cualquiera que se una aparece como usuario, pero puede cambiar su rol seleccionando los tres puntos y Cambiar rol.
Paso 6 – Elija un plan y configure la facturación
Los propietarios de la Cuenta y los Administradores pueden configurar su suscripción de Calendly desde su Centro de administración en Facturación. Al actualizar su suscripción de Calendly, hay algunos términos clave que debe conocer:
- Asientos: El número de asientos que tiene en una suscripción de Calendly representa la cantidad de usuarios que puede invitar para unirse a la Cuenta de su organización.
- Usuarios: Los usuarios son los miembros del equipo que usan una Cuenta de Calendly para programar reuniones.
- Pasar a un plan más avanzado: Mover la suscripción actual a un plan de nivel superior (por ejemplo, cambiar del plan Free al plan Teams).
- Volver al plan gratuito: Mover la suscripción actual a un plan de nivel inferior (por ejemplo, cambiar del plan Teams a un plan Free).
La facturación de Calendly puede configurarse de forma anual (cobro una vez al año) o mensual (cobro cada mes). Las suscripciones se renuevan automáticamente a menos que elija volver al plan gratuito.
Calendly cobra por asiento en su organización, esté o no el asiento ocupado por un usuario.
Por ejemplo, si tiene 5 asientos y 4 usuarios activos, pagará por los 5, estén ocupados o no.
Para gestionar sus usuarios y asientos, consulte este artículo.
Siguientes pasos
¡Gracias por seguirnos! Calendly tiene mucha funcionalidad adicional, desde encuestas para programar reuniones hasta formularios de enrutamiento. ¡Esperamos ver su progreso en su recorrido con Calendly!