Guia de administrador da empresa
Bem-vindo ao Calendly!
Reunimos alguns passos simples para você, o administrador da empresa, configurar o Calendly para sua equipe.
Passo 1 – Adicione o logotipo da sua empresa
Cada usuário na sua organização Calendly tem uma página de agendamento. É nela que os convidados reservam um horário com eles. Para dar a todas as páginas uma aparência consistente e reforçar sua marca, você pode carregar o logotipo da empresa. Esse logotipo aparece no canto superior esquerdo de todas as páginas de agendamento.
Como fazer upload do seu logotipo
Para adicionar um logotipo da empresa, vá para o Central de administração > Identidade visual.
Depois de carregado, você pode aplicar o logotipo a todos os usuários.
Aqui está um exemplo de como o logotipo fica em uma página de agendamento:
Passo 2 – Conecte integrações a nível de empresa
Na Página de integrações, você verá muitas integrações. Ordene por categoria e caso de uso para encontrar a integração que procura. Você também verá uma etiqueta Administrador nas integrações que você pode instalar em nome de todos os usuários da sua organização.
O Calendly funciona com muitas ferramentas, como Salesforce e Google Analytics. As integrações listadas aqui são desenvolvidas por nós, mas algumas empresas criaram suas próprias integrações personalizadas. Se você não encontrar o que precisa, tente uma pesquisa rápida no Google para ver se a ferramenta desejada tem uma integração personalizada com o Calendly.
Se não encontrar, você pode usar o Zapier, uma ferramenta no-code que conecta o Calendly a milhares de apps. Confira o guia Calendly + Zapier para saber mais.
Agora, vamos destacar algumas integrações populares.
Videoconferência
O Calendly oferece suporte a:
Você notará que não há uma etiqueta Administrador nesses blocos; isso significa que seus usuários precisarão conectar suas próprias ferramentas de videoconferência preferidas a partir de suas próprias Páginas de integrações. Fique à vontade para enviar à sua equipe este artigo sobre como agendar com videoconferência.
Ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
Se você quiser conectar o CRM da sua organização (disponível para usuários nos nossos planos Teams e Enterprise), recomendamos trabalhar com um administrador de TI ou um administrador Salesforce.
Nota: Com o pacote do Salesforce instalado, a integração do Salesforce do Calendly envia automaticamente dados de reuniões para o Salesforce para criar e atualizar seus registros no Salesforce conforme seus convidados agendam, cancelam e reagendam.
O comportamento padrão de agendamento é totalmente personalizável, então seu administrador Salesforce pode modificar o comportamento padrão para garantir que o Calendly esteja alinhado com a configuração do Salesforce que você prefere.
Para saber mais, confira alguns recursos adicionais do Salesforce:
- Calendly + Salesforce
- Como integrar o Calendly com o Salesforce
- Comportamento padrão do pacote Salesforce
- Personalize o fluxo do Salesforce do Calendly
SAML single sign-on e provisionamento SCIM
*Disponível para planos Enterprise e disponível como Extensão para planos Teams
Você verá alguns provedores de identidade em Segurança e conformidade na Página de integrações. Você também verá uma opção geral de logon único se precisar conectar-se a um provedor de identidade que não está listado. Recomendamos trabalhar com um administrador de TI para a configuração.
Conecte seu provedor de identidade em nome dos seus membros, para que todos possam iniciar sessão com as credenciais da empresa. Depois de ativar o SSO, você pode optar por configurar o provisionamento SCIM, para facilitar o onboarding e off-boarding dos membros.
Outras integrações comuns
CRM
Software de recrutamento
Relatórios
- Google Analytics
- Meta Pixel (antigo Facebook Pixel)
- Parâmetros UTM
- Webhooks
Passo 3 – Crie grupos para sua equipe
Antes de começar a adicionar usuários à sua organização Calendly, você pode criar grupos.
Grupos são uma maneira fácil para um administrador gerenciar usuários e acompanhar a atividade do grupo. Por exemplo, você pode organizar usuários por departamento, equipe ou local.
Criando grupos
Para criar um grupo, acesse sua Central de administração e selecione Grupos. A partir daí selecione Novo grupo. Para passos detalhados sobre como configurar seu grupo, consulte Como criar ou excluir um grupo.
Passo 4 – Crie tipos de evento gerenciados para sua equipe
Antes de começar a adicionar usuários à sua organização Calendly, você pode criar eventos gerenciados.
Eventos gerenciados são tipos de evento padronizados que você pode atribuir aos membros da sua organização. Se seus usuários costumam hospedar eventos semelhantes, como demonstrações ou sessões de orientação, os eventos gerenciados podem ajudar a manter esses eventos uniformes para todos os usuários.
Criando eventos gerenciados
Para criar um evento gerenciado, acesse sua Central de administração e selecione Eventos gerenciados. A partir daí selecione Novo Evento gerenciado. Para passos detalhados sobre como configurar seu evento gerenciado, confira Como criar e atribuir eventos gerenciados.
O Calendly suporta dois tipos de eventos gerenciados:
- Particular: um evento entre um membro da equipe e um convidado
- Grupo: um evento entre um membro da equipe e vários convidados
Antes de convidar usuários, certifique-se de que você está satisfeito com a configuração dos seus eventos gerenciados. Nota: Embora sugerimos primeiro criar um evento gerenciado e depois convidar usuários, você ainda pode aplicar eventos gerenciados a qualquer usuário existente em sua Conta.
Passo 5 – Convidar colegas de equipe
Com sua Conta configurada, você está pronto para adicionar usuários!
Observe que, se você quiser usar o provisionamento SCIM para adicionar usuários, deverá primeiro configurar SAML, SSO e SCIM com seu administrador de TI. Para mais detalhes, confira Uma visão geral do logon único SAML para sua organização.
Adicionando usuários
Você pode adicionar novos usuários a qualquer momento na seção Usuários da sua Central de administração clicando em Convidar usuários.
Para instruções passo a passo sobre como adicionar usuários ou assentos, veja Adicionar ou remover usuários e assentos.
Comunicando mudanças aos usuários
Os usuários convidados receberão um convite por e-mail de notifications@calendly.com. Depois que aceitarem com sucesso o convite por e-mail, eles serão adicionados à sua organização Calendly.
Para preparar seus usuários, sinta-se à vontade para enviar um e-mail com antecedência. Aqui está um modelo de e-mail de exemplo:
Assunto: Prepare-se para entrar no Calendly!
Corpo:
Estamos entusiasmados por você se juntar ao Calendly!
Em breve, você receberá um convite de notifications@calendly.com. Você pode seguir as instruções no convite por e-mail para se configurar. Depois de aceitar este convite, você fará parte da nossa organização Calendly.
Para concluir a configuração da sua Conta e se preparar para agendar, confira estes passos importantes e recursos adicionais:
- Como conectar sua agenda
- Como agendar com videoconferência
- Como escolher o local da reunião
- Defina suas horas de Disponibilidade
- Como compartilhar seu link de agendamento
Gerenciando usuários
Usuários pendentes
Na página Usuários, em Pendentes, você verá quaisquer usuários que não aceitaram seus convites para sua organização. Você pode reenviar um convite selecionando o 
três pontos, mas recomendamos aguardar pelo menos um dia antes de fazê-lo.
Usuários ativos
Em Ativos, você verá todos os usuários que já aceitaram o convite para entrar na sua organização. Por padrão, qualquer pessoa que ingressa é listada como usuário, mas você pode alterar a função deles selecionando o três pontos e Alterar função.
Passo 6 – Escolha um plano e configure o faturamento
Os Proprietários da Conta e Administradores podem configurar sua assinatura do Calendly na sua Central de administração em Faturamento. Ao atualizar sua assinatura do Calendly, há algumas palavras-chave para conhecer:
- Assentos: O número de assentos que você tem em uma assinatura do Calendly representa o número de usuários que você pode convidar para ingressar na sua organização.
- Usuários: Usuários são os membros reais da equipe que usam uma Conta Calendly para agendar reuniões.
- Upgrade: Mover a assinatura atual para um plano de nível superior (ex.: mudar do plano Free para o plano Teams).
- Downgrade: Mover a assinatura atual para um plano de nível inferior (ex.: mudar do plano Teams para um plano Free).
O faturamento do Calendly pode ser configurado anualmente (cobrado uma vez por ano) ou mensalmente (cobrado a cada mês). As assinaturas renovam automaticamente, a menos que você escolha fazer um downgrade.
O Calendly cobra por assento na sua organização, quer o assento esteja ocupado por um usuário ou não.
Por exemplo, se você tiver 5 assentos e 4 usuários ativos, você pagará por todos os 5, estejam eles preenchidos ou não.
Para gerenciar seus usuários e assentos, confira este artigo.
Próximos passos
Obrigado por acompanhar! O Calendly tem muitas funcionalidades adicionais, desde enquetes de reunião até formulários de encaminhamento. Estamos ansiosos para ver seu progresso na sua jornada com o Calendly!