Leitfaden für Admins
Willkommen bei Calendly!
Wir haben einige einfache Schritte für Sie, den Unternehmens-Admin, zusammengestellt, um Calendly für Ihr Team einzurichten.
Schritt 1 – Firmenlogo hinzufügen
Jeder Benutzer in Ihrer Calendly-Organisation hat eine Buchungsseite. Hier buchen eingeladene Personen Zeit mit ihnen. Um allen Seiten ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben und Ihre Marke zu stärken, können Sie ein Firmenlogo hochladen. Dieses Logo erscheint oben links auf jeder Buchungsseite.
So laden Sie Ihr Logo hoch
Um ein Firmenlogo hinzuzufügen, gehen Sie zu Admin Center > Branding Seite.
Nach dem Hochladen können Sie das Logo auf alle Benutzer anwenden.
Hier ein Beispiel, wie das Logo auf einer Buchungsseite aussieht:
Schritt 2 – Integrationen auf Unternehmensebene verbinden
Auf der Integrationsseite sehen Sie viele Integrationen. Sortieren Sie nach Kategorie und Anwendungsfall, um die gewünschte Integration zu finden. Sie sehen auch ein Admin-Tag bei Integrationen, die Sie im Namen aller Benutzer in Ihrer Organisation installieren können.
Calendly funktioniert mit vielen Tools, wie Salesforce und Google Analytics. Die hier aufgeführten Integrationen wurden von uns erstellt, aber einige Unternehmen haben eigene benutzerdefinierte Integrationen entwickelt. Wenn Sie nicht finden, was Sie benötigen, versuchen Sie eine kurze Google-Suche, um herauszufinden, ob das gewünschte Tool eine benutzerdefinierte Calendly-Integration hat.
Wenn Sie keine finden, können Sie Zapier verwenden, ein No-Code-Tool, das Calendly mit Tausenden von Apps verbindet. Schauen Sie sich den Calendly + Zapier Leitfaden an, um mehr zu erfahren.
Nun heben wir einige beliebte Integrationen hervor.
Videokonferenzen
Calendly unterstützt:
Sie werden feststellen, dass diese Kacheln kein Admin-Tag haben; das bedeutet, dass Ihre Benutzer jeweils ihre bevorzugten Videokonferenz-Tools in ihrem eigenen Konto auf der Integrationsseite verbinden müssen. Sie können Ihrem Team gerne diesen Artikel schicken: Wie Sie mit Videokonferenzen planen.
Customer-Relationship-Management-(CRM)-Tools
Wenn Sie das CRM Ihrer Organisation verbinden möchten (verfügbar für Benutzer in unseren Teams- und Enterprise-Plänen), empfehlen wir, mit einem IT-Admin oder Salesforce-Admin zusammenzuarbeiten.
Hinweis: Mit dem installierten Salesforce-Paket sendet Calendlys Salesforce-Integration automatisch Meeting-Daten an Salesforce, um Ihre Salesforce-Datensätze zu erstellen und zu aktualisieren, wenn Ihre eingeladenen Personen Termine buchen, stornieren und umplanen.
Das standardmäßige Planungsverhalten ist vollständig anpassbar, sodass Ihr Salesforce-Admin das Standardverhalten ändern kann, damit Calendly mit Ihrer bevorzugten Salesforce-Einrichtung übereinstimmt.
Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich einige zusätzliche Salesforce-Ressourcen an:
- Calendly + Salesforce
- So integrieren Sie Calendly mit Salesforce
- Standardverhalten des Salesforce-Pakets
- Calendlys Salesforce-Ablauf anpassen
SAML Single Sign-on und SCIM-Bereitstellung
*Für Enterprise-Pläne verfügbar und als Add-On für Teams-Pläne erhältlich*
Unter Sicherheit und Compliance auf der Integrationsseite sehen Sie einige Identitätsanbieter. Sie sehen auch eine allgemeine Single Sign-on-Option, wenn Sie sich mit einem Identitätsanbieter, der nicht aufgeführt ist verbinden müssen. Wir empfehlen, für die Einrichtung mit einem IT-Admin zusammenzuarbeiten.
Verbinden Sie Ihren Identitätsanbieter im Namen Ihrer Mitglieder, damit sich alle mit ihren Unternehmensanmeldeinformationen anmelden können. Sobald Sie SSO aktiviert haben, können Sie die SCIM-Bereitstellung einrichten, um das einfache Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern zu ermöglichen.
Einige weitere häufige Integrationen
CRM
Recruiting-Software
Reporting
- Google Analytics
- Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel)
- UTM-Parameter (Urchin-Tracking-Modul)
- Webhooks
Schritt 3 – Gruppen für Ihr Team erstellen
Bevor Sie beginnen, Benutzer zu Ihrer Calendly-Organisation hinzuzufügen, können Sie Gruppen erstellen.
Gruppen sind eine einfache Möglichkeit für einen Admin, Benutzer zu verwalten und die Aktivität der Gruppe zu verfolgen. Zum Beispiel können Sie Benutzer nach Abteilung, Team oder Standort organisieren.
Gruppen erstellen
Um eine Gruppe zu erstellen, gehen Sie zu Ihrem Admin Center und wählen Sie Gruppen. Wählen Sie dort Neue Gruppe. Für detaillierte Schritte zur Einrichtung Ihrer Gruppe lesen Sie Wie Sie eine Gruppe erstellen oder löschen.
Schritt 4 – Verwaltete Ereignistypen für Ihr Team erstellen
Bevor Sie Benutzer hinzufügen, können Sie verwaltete Ereignisse erstellen.
Verwaltete Ereignisse sind standardisierte Ereignistypen, die Sie Mitgliedern Ihrer Organisation zuweisen können. Wenn Ihre Benutzer dazu neigen, ähnliche Ereignisse zu veranstalten, wie Demoanrufe oder Beratungssitzungen, können verwaltete Ereignisse helfen, diese Ereignisse für alle Benutzer einheitlich zu halten.
Erstellen verwalteter Ereignisse
Um ein verwaltetes Ereignis zu erstellen, gehen Sie zu Ihrem Admin Center und wählen Sie Verwaltete Ereignisse. Wählen Sie dort Neues verwaltetes Ereignis. Für detaillierte Schritte zur Einrichtung Ihres verwalteten Ereignisses sehen Sie sich So erstellen und weisen Sie verwaltete Ereignisse zu an.
Calendly unterstützt zwei Arten von verwalteten Ereignissen:
- Einzelgespräch: ein Ereignis zwischen einem Teammitglied und einer eingeladenen Person
- Gruppe: ein Ereignis zwischen einem Teammitglied und vielen eingeladenen Personen
Bevor Sie Benutzer einladen, stellen Sie sicher, dass Sie mit der Einrichtung Ihrer verwalteten Ereignisse zufrieden sind. Hinweis: Wir empfehlen, zuerst ein verwaltetes Ereignis zu erstellen und dann Benutzer einzuladen; Sie können verwaltete Ereignisse jedoch auch auf bereits vorhandene Benutzer in Ihrem Konto anwenden.
Schritt 5 – Teammitglieder einladen
Nachdem Ihr Konto eingerichtet ist, können Sie Benutzer hinzufügen!
Beachten Sie, dass, wenn Sie SCIM-Bereitstellung verwenden möchten, um Benutzer hinzuzufügen, Sie zuerst SAML, SSO und SCIM mit Ihrem IT-Admin konfigurieren müssen. Für weitere Details sehen Sie sich Eine Übersicht über SAML Single Sign-on für Ihre Organisation an.
Benutzer hinzufügen
Sie können jederzeit neue Benutzer über den Benutzer-Abschnitt Ihres Admin Center hinzufügen, indem Sie auf Benutzer einladen klicken.
Für schrittweise Anleitungen zum Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern oder Plätzen siehe Benutzer und Plätze hinzufügen oder entfernen.
Änderungen an Benutzer kommunizieren
Eingeladene Benutzer erhalten eine E-Mail-Einladung von notifications@calendly.com. Sobald sie die E-Mail-Einladung erfolgreich akzeptiert haben, werden sie zu Ihrer Calendly-Organisation hinzugefügt.
Um Ihre Benutzer vorzubereiten, können Sie gerne im Voraus eine E-Mail versenden. Hier ist eine Beispiel-E-Mail-Vorlage:
Betreff: Bereiten Sie sich darauf vor, Calendly beizutreten!
Nachricht:
Wir freuen uns, dass Sie Calendly beitreten!
In Kürze erhalten Sie eine Einladung von notifications@calendly.com. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail-Einladung, um Ihr Konto einzurichten. Sobald Sie diese Einladung angenommen haben, sind Sie Teil unserer Calendly-Organisation.
Um die Einrichtung Ihres Kontos abzuschließen und sich für die Planung vorzubereiten, sehen Sie sich diese wichtigen Schritte und zusätzlichen Ressourcen an:
- Wie Sie Ihren Kalender verbinden
- Wie Sie mit Videokonferenzen planen
- Wie Sie einen Meeting-Ort auswählen
- Legen Sie Ihre Verfügbarkeitszeiten fest
- Wie Sie Ihren Planungs-Link teilen
Benutzer verwalten
Ausstehende Benutzer
Auf der Benutzerseite sehen Sie unter «Ausstehend» alle Benutzer, die ihre Einladungen zu Ihrer Organisation noch nicht akzeptiert haben. Sie können eine Einladung erneut senden, indem Sie die 
drei Punkte auswählen, wir empfehlen jedoch, mindestens einen Tag zu warten, bevor Sie dies tun.
Aktive Benutzer
Unter «Aktiv» sehen Sie alle Benutzer, die die Einladung zur Teilnahme an Ihrer Organisation bereits akzeptiert haben. Standardmäßig wird jeder, der beitritt, als Benutzer aufgeführt, aber Sie können deren Rolle ändern, indem Sie die drei Punkte auswählen und Rolle ändern.
Schritt 6 – Einen Plan wählen und die Abrechnung einrichten
Kontoeigentümer & Admins können Ihr Calendly-Abonnement im Admin Center unter Abrechnung einrichten. Beim Aktualisieren Ihres Calendly-Abonnements gibt es einige wichtige Begriffe zu kennen:
- Plätze: Die Anzahl der Plätze in Ihrem Calendly-Abonnement entspricht der Anzahl der Benutzer, die Sie einladen können in Ihr Organisationskonto aufzunehmen.
- Benutzer: Benutzer sind die tatsächlichen Teammitglieder, die ein Calendly-Konto zur Planung von Meetings verwenden.
- Upgrade: Das aktuelle Abonnement auf einen höherstufigen Plan umstellen (z. B. Wechsel vom Free-Plan zum Teams-Plan).
- Downgrade: Das aktuelle Abonnement auf einen niedrigeren Plan umstellen (z. B. Wechsel vom Teams-Plan zu einem Free-Plan).
Ihre Calendly-Abrechnung kann jährlich (einmal pro Jahr berechnet) oder monatlich (monatlich berechnet) eingerichtet werden. Abonnements verlängern sich automatisch, es sei denn, Sie wählen ein Downgrade.
Calendly berechnet pro Platz in Ihrer Organisation, unabhängig davon, ob der Platz von einem Benutzer besetzt ist oder nicht.
Wenn Sie beispielsweise 5 Plätze und 4 aktive Benutzer haben, zahlen Sie für alle 5, egal ob sie besetzt sind oder nicht.
Um Ihre Benutzer und Plätze zu verwalten, siehe diesen Artikel.
Nächste Schritte
Danke, dass Sie mitgemacht haben! Calendly bietet viele zusätzliche Funktionen, von Meeting-Umfragen bis zu Weiterleitungsformularen. Wir freuen uns darauf, Ihren Fortschritt auf Ihrer Calendly-Reise zu sehen!