Guide de l'administrateur de l'entreprise
Bienvenue sur Calendly !
Nous avons préparé quelques étapes simples pour vous, Administrateur de l'entreprise, afin de configurer Calendly pour votre équipe.
Étape 1 – Ajoutez le logo de votre entreprise
Chaque utilisateur de votre organisation Calendly dispose d'une page de réservation. C'est là que les invités réservent un créneau avec eux. Pour donner à toutes les pages un aspect homogène et renforcer votre marque, vous pouvez télécharger un logo d'entreprise. Ce logo apparaît en haut à gauche de chaque page de réservation.
Comment téléverser votre logo
Pour ajouter un logo d'entreprise, accédez au Centre d'administration > Personnalisation.
Une fois téléversé, vous pouvez appliquer le logo à tous les utilisateurs.
Voici un exemple de l'apparence du logo sur une page de réservation :
Étape 2 – Connecter les intégrations au niveau de l'entreprise
Sur la page des intégrations, vous verrez de nombreuses intégrations. Triez par catégorie et cas d'utilisation pour trouver l'intégration que vous recherchez. Vous verrez également une étiquette Administrateur sur les intégrations que vous pouvez installer au nom de tous les utilisateurs de votre organisation.
Calendly fonctionne avec de nombreux outils, comme Salesforce et Google Analytics. Les intégrations répertoriées ici sont développées par nous, mais certaines entreprises ont créé leurs propres intégrations personnalisées. Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin, faites une recherche rapide sur Google pour vérifier si l'outil que vous souhaitez possède une intégration Calendly personnalisée.
Si vous n'en trouvez pas, vous pouvez utiliser Zapier, un outil no-code qui connecte Calendly à des milliers d'applications. Consultez le guide Calendly + Zapier pour en savoir plus.
Voici quelques intégrations populaires.
Vidéoconférence
Calendly prend en charge :
Vous remarquerez qu'il n'y a pas d'étiquette Administrateur sur ces vignettes ; cela signifie que vos utilisateurs devront chacun connecter leurs propres outils de vidéoconférence préférés depuis leur propre page des intégrations. N'hésitez pas à envoyer à votre équipe cet article sur Comment programmer avec la vidéoconférence.
Outils de gestion de la relation client (CRM)
Si vous souhaitez connecter le CRM de votre organisation (disponible pour les utilisateurs de nos plans Teams et Enterprise), nous vous recommandons de travailler avec un administrateur informatique ou un administrateur Salesforce.
Remarque : Avec le package Salesforce installé, l'intégration Salesforce de Calendly envoie automatiquement les données de réunion à Salesforce pour créer et mettre à jour vos enregistrements Salesforce au fur et à mesure que vos invités réservent, annulent et reprogramment.
Le comportement de planification prêt à l'emploi est entièrement personnalisable, donc votre administrateur Salesforce peut modifier le comportement par défaut pour s'assurer que Calendly s'aligne sur la configuration Salesforce que vous préférez.
Pour en savoir plus, consultez quelques ressources supplémentaires sur Salesforce :
- Calendly + Salesforce
- Comment intégrer Calendly à Salesforce
- Comportement par défaut du package Salesforce
- Personnaliser le flux Salesforce de Calendly
Authentification unique SAML (SSO) et provisionnement SCIM
*Disponible pour les plans Enterprise et disponible en tant qu'option pour les plans Teams*
Vous verrez quelques fournisseurs d'identité sous Sécurité et conformité sur la page des intégrations. Vous verrez également une option générale d'authentification unique si vous devez vous connecter à un fournisseur d'identité qui n'est pas répertorié. Nous recommandons de travailler avec un administrateur informatique pour la configuration.
Connecter votre fournisseur d'identité au nom de vos membres, afin que tout le monde puisse se connecter avec leurs identifiants d'entreprise. Une fois que vous avez activé le SSO, vous pouvez choisir de configurer le provisionnement SCIM, pour faciliter l'intégration et la suppression des membres.
D'autres intégrations courantes
CRM
Logiciel de recrutement
Reporting
- Google Analytics
- Meta Pixel (anciennement Facebook Pixel)
- Paramètres UTM
- Webhooks
Étape 3 – Créez des groupes pour votre équipe
Avant de commencer à ajouter des utilisateurs à votre organisation Calendly, vous pouvez créer groupes.
Les groupes sont un moyen simple pour un administrateur de gérer les utilisateurs et de suivre l'activité du groupe. Par exemple, vous pouvez organiser les utilisateurs par service, équipe ou emplacement.
Créer des groupes
Pour créer un groupe, rendez-vous dans votre Centre d'administration et sélectionnez Groupes. Ensuite, sélectionnez Nouveau groupe. Pour des étapes détaillées sur la configuration de votre groupe, consultez Comment créer ou supprimer un groupe.
Étape 4 – Créez des types d'événements gérés pour votre équipe
Avant d'ajouter des utilisateurs à votre organisation Calendly, vous pouvez créer événements gérés.
Les événements gérés sont des types d'événements standardisés que vous pouvez assigner aux membres de votre organisation. Si vos utilisateurs ont tendance à organiser des événements similaires, comme des démonstrations ou des sessions de conseil, les événements gérés peuvent aider à uniformiser ces rencontres pour tous les utilisateurs.
Création d'événements gérés
Pour créer un événement géré, rendez-vous dans votre Centre d'administration et sélectionnez Événements gérés. Ensuite, sélectionnez Nouvel événement géré. Pour des étapes détaillées sur la configuration de votre événement géré, consultez Comment créer et attribuer des événements gérés.
Calendly prend en charge deux types d'événements gérés :
- En privé : un événement entre un membre de l'équipe et un invité
- Groupe : un événement entre un membre de l'équipe et plusieurs invités
Avant d'inviter des utilisateurs, assurez-vous d'être satisfait de la configuration de vos événements gérés. Remarque : Bien que nous suggérions de créer d'abord un événement géré puis d'inviter des utilisateurs, vous pouvez quand même appliquer des événements gérés à tout utilisateur existant sur votre compte.
Étape 5 – Invitez vos coéquipiers
Une fois votre compte configuré, vous êtes prêt à ajouter des utilisateurs !
Notez que si vous souhaitez utiliser le provisionnement SCIM pour ajouter des utilisateurs, vous devez d'abord configurer SAML, SSO et SCIM avec votre administrateur informatique. Pour plus de détails, consultez un aperçu de l'authentification unique SAML pour votre organisation.
Ajout d'utilisateurs
Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs à tout moment depuis la section Utilisateurs de votre Centre d'administration en cliquant sur Inviter des utilisateurs.
Pour des instructions pas à pas sur l'ajout d'utilisateurs ou de sièges, consultez Ajouter ou supprimer des utilisateurs et des sièges.
Informer les utilisateurs des changements
Les utilisateurs invités recevront une invitation par e-mail de la part de notifications@calendly.com. Une fois qu'ils auront accepté l'invitation par e-mail, ils seront ajoutés à votre organisation Calendly.
Pour préparer vos utilisateurs, n'hésitez pas à envoyer un e-mail à l'avance. Voici un modèle d'e-mail exemple :
Objet: Préparez-vous à rejoindre Calendly !
Corps:
Nous sommes ravis que vous rejoigniez Calendly !
Vous recevrez bientôt une invitation de la part de notifications@calendly.com. Vous pouvez suivre les instructions dans l'invitation par e-mail pour terminer la configuration de votre compte. Une fois que vous aurez accepté cette invitation, vous ferez partie de notre organisation Calendly.
Pour compléter la configuration de votre compte et vous préparer à la planification, consultez ces étapes importantes et ressources supplémentaires :
- Comment connecter votre calendrier
- Comment programmer avec la vidéoconférence
- Comment choisir un emplacement de réunion
- Définir vos heures de disponibilité
- Comment partager votre lien de planification
Gestion des utilisateurs
Utilisateurs en attente
Sur la page Utilisateurs, sous En attente, vous verrez les utilisateurs qui n'ont pas accepté leurs invitations à rejoindre votre organisation. Vous pouvez renvoyer une invitation en sélectionnant les 
trois points, mais nous vous recommandons d'attendre au moins un jour avant de le faire.
Utilisateurs actifs
Sous Actifs, vous verrez tous les utilisateurs qui ont déjà accepté l'invitation à rejoindre votre organisation. Par défaut, toute personne qui rejoint est répertoriée en tant qu'utilisateur, mais vous pouvez modifier son rôle en sélectionnant les trois points et Changer le rôle.
Étape 6 – Choisir un plan et configurer la facturation
Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent configurer votre abonnement Calendly depuis votre Centre d'administration sous Facturation. Lors de la mise à jour de votre abonnement Calendly, il y a quelques mots clés à connaître :
- Sièges : Le nombre de sièges de votre abonnement Calendly correspond au nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter à rejoindre votre organisation.
- Utilisateurs : Les utilisateurs sont les membres de l'équipe qui utilisent un compte Calendly pour planifier des réunions.
- Passer à un forfait supérieur : Passer l'abonnement actuel à un niveau supérieur (ex. passer du plan Free au plan Teams).
- Passer à un forfait inférieur : Réduire l'abonnement actuel vers un niveau inférieur (ex. passer du plan Teams au plan Free).
Votre facturation Calendly peut être configurée annuellement (facturée une fois par an) ou mensuellement (facturée chaque mois). Les abonnements se renouvellent automatiquement sauf si vous choisissez de passer à un forfait inférieur.
Calendly facture par siège dans votre organisation, que le siège soit occupé ou non par un utilisateur.
Par exemple, si vous avez 5 sièges et 4 utilisateurs actifs, vous paierez pour les 5, qu'ils soient occupés ou non.
Pour gérer vos utilisateurs et vos sièges, consultez cet article.
Étapes suivantes
Merci d'avoir suivi ! Calendly dispose d'une multitude de fonctionnalités supplémentaires, des sondages de disponibilité aux formulaires d'acheminement. Nous avons hâte de voir vos progrès dans votre parcours Calendly !