Aperçu des règles Libre/Occupé
Les règles Libre/Occupé de Calendly vous aident à gagner plus de temps dans votre calendrier. Vous pouvez les utiliser pour réserver par-dessus certaines réunions, ce qui vous donne plus de contrôle sur votre disponibilité.
Avant de commencer
Assurez-vous de :
- Connecter votre calendrier sur la page des paramètres du calendrier.
- Le configurer comme un calendrier pour vérifier les conflits.
- Cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec le plug-in Outlook. Vous aurez besoin d'une connexion au calendrier en ligne.
- Vous n'avez pas besoin d'un calendrier pour ajouter des événements. Si vous en avez un, assurez-vous qu'il est également configuré pour détecter les conflits.
Besoin d'aide ? En savoir plus ici.
Ce que vous pouvez faire avec les règles Libre/Occupé
Utilisez les règles Libre/Occupé pour :
- Réserver des événements futurs.
- Réservez des événements personnels ou des réunions Calendly sur votre calendrier connecté.
- Remarque : vous ne pouvez pas réserver des réunions de groupe déjà complètes, même si leurs titres sont répertoriés comme des exceptions.
Configurer des règles Libre/Occupé
Vous les configurerez dans l'éditeur d'événement. Voici la marche à suivre :
- Accédez à votre page de planification.
- Choisissez le type d'événement que vous souhaitez mettre à jour.
- Faites défiler vers le bas et sélectionnez Plus d'options.
- Développez la section Règles Libre/Occupé
- Cliquez sur + Ajouter une exception de réunion.
- Dans le menu déroulant, choisissez :
- Inclut – pour associer une partie du titre d'un événement.
- Correspond exactement – pour associer le titre complet de l'événement.
- Saisissez le titre de l'événement dans la barre de recherche.
- Appuyez sur Entrée.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Désormais, Calendly permettra de réserver ces événements de calendrier.
Réserver par-dessus des réunions Calendly
Si vous réservez par-dessus une réunion Calendly :
- Vous recevrez une alerte dans l'e-mail de votre nouvel événement.
- Cliquez sur Voir dans Calendly pour accéder à votre page Réunions.
- À partir de là, vous pouvez choisir de replanifier la réunion d'origine, si nécessaire.
Questions fréquentes
Vous pouvez réserver :
- Réunions Calendly sur des calendriers indiqués pour vérifier les créneaux déjà réservés
- Événements sur votre calendrier en ligne connecté
- Heure réservée ou blocs de pause sur votre calendrier
Remarque : cela ne fonctionne pas avec les connexions du plug-in Outlook. Utilisez plutôt un calendrier en ligne.
Non. Vous recevrez une alerte de conflit dans votre e-mail. Sélectionnez Voir dans Calendly et choisissez de replanifier ou de conserver la réunion initiale.
- Accédez à votre page d'accueil.
- Sélectionnez le type d'événement.
- Cliquez sur Plus d'options.
- Développez la section Règles Libre/Occupé
- Examinez les exceptions de réunion répertoriées.
Il y a plusieurs raisons :
- La réunion n'a pas été ajoutée à un calendrier configuré pour vérifier les conflits.
- Le titre de la réunion planifiée ne correspond pas au titre de votre catégorie d'événement.
- Vous utilisez le plug-in Outlook, qui n'est pas pris en charge.
Pour résoudre cela :
- Dans votre page Disponibilité, accédez aux paramètres de votre calendrier.
- Assurez-vous que le calendrier dans lequel ajouter des événements est également marqué comme calendrier pour vérifier les conflits.
- Si vous utilisez des invitations de calendrier, accédez aux paramètres de vos événements pour vous assurer que le titre de l'événement est inclus dans l'invitation.
- Vous pouvez passer aux confirmations par e-mail à la place. Découvrez comment faire ici.
Non. Lorsque vous reprogrammez une réunion, Calendly respecte toujours la disponibilité de votre Type d'événement et les règles de conflit de calendrier.
Si un créneau horaire est bloqué, vous ne pourrez pas le sélectionner lors de la reprogrammation.
Si vous devez réserver pendant un créneau bloqué, mettez d'abord à jour les paramètres de votre Type d'événement.
Pour un changement ponctuel :
- Accédez à votre Type d'événement.
- Mettez à jour votre Disponibilité ou vos paramètres de conflit de calendrier.
- Reprogrammez la réunion.
- Rétablissez vos paramètres si nécessaire.
Cela vous permet de réserver une réunion prioritaire sans créer d'événement ponctuel.